Plus de 10 milliards d’euros ! C’est l’estimation de la fraude à la TVA en 2015. Autant vous dire que l’Administration fiscale ne peut plus laisser passer ça… du coup fini les manipulations de chiffres, « oubli » de TVA ou tout simplement le débranchement de caisse enregistreuse ! Maintenant, place aux logiciels de caisses. Et vous allez voir que ce qui était compliqué au départ, est finalement devenu très clair ces derniers mois: seuls les logiciels de caisse sont donc concernés et non les logiciels de facturation.
Explications…
Pour qui ?
Sont concernés tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients au moyen de caisses enregistreuses. Seuls les commerçants se voient donc imposer l’utilisation d’un logiciel certifié.
Toutefois, les nouvelles dispositions ne créent pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. Le choix de l’utilisation d’un tel logiciel appartient à chacun. En revanche, si vous avez déjà un logiciel de caisse, vous entrez dans le cadre de cette loi et votre logiciel devra être conforme.
Précisons que dans le cas où vous utiliseriez deux modes d’enregistrement des règlements de vos clients, par exemple un informatisé et un papier, vous êtes libre de continuer. De même, si vous n’avez pas de logiciel de caisse, vous n’êtes pas concerné par l’obligation. Vous devrez cependant avoir un livre aux pages numérotées sur lequel vous inscrirez jour par jour, sans blanc ni rature, le montant de chacune des opérations en distinguant au besoin les opérations taxables de celles qui ne le sont pas (article 286 du Code Général des Impôts).
Pour quoi ?
Pour toutes les données relatives à la réalisation d’une transaction, qu’il s’agisse d’une vente ou d’une prestation de services (note, ticket, facture) ou la réception d’un paiement en contrepartie. Pour toutes les données permettant d’assurer la traçabilité et la fiabilité des données relatives aux transactions. Les commerçants auront donc obligation d’enregistrer les paiements de leurs clients.
Des conditions à respecter
Inaltérabilité : enregistrement de toutes les données. Si des corrections de données sont nécessaires, elles ne pourront se faire que par des opérations de plus ou de moins, mais en aucun cas par une modification directe. Toute opération de correction sera également enregistrée.
Sécurisation : le logiciel doit garantir une restitution des données fiable, dans l’état de leur enregistrement d’origine
Conservation : des clôtures journalières, mensuelles et annuelles (ou par exercice) doivent être prévues par le logiciel. Pour chaque clôture, des données cumulatives et récapitulatives seront calculées par le système de caisse. A noter que ces données servant à établir la comptabilité de l’entreprise, un délai de 6 ans de conservation est à observer.
Archivage : le logiciel doit permettre d’archiver les données selon une périodicité choisie, de les figer et dater. Il doit prévoir un dispositif technique qui garantira l’intégrité et la conformité dans le temps des données. A noter que les archives pourront être conservées dans le système lui-même ou en dehors selon s’il existe une procédure de purge.
Le coût d’un logiciel sécurisé est évalué entre 500 et 1500€.
Justificatif de conformité
Il faudra être en mesure de présenter un document justifiant du respect des conditions évoquées précédemment concernant son logiciel ou système de caisse :
- Certificat délivré par un organisme accrédité : AFNOR certification et LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais)
- Attestation individuelle de l’éditeur du logiciel délivrée nominativement, indiquant nom, références du logiciel, numéro de licence et date d’acquisition
A ce propos, sachez que nous, cabinet d’expertise-comptable, ne serons pas en mesure de fournir une certification car nous ne sommes pas accrédités.
Sanctions
L’entreprise qui ne sera pas en mesure de prouver la conformité de son logiciel ou système de caisse sera sanctionnée par une amende de 7500€ par logiciel et devra régulariser sa situation sous 60 jours.
Attention : une procédure de contrôle inopiné dans les locaux de l’entreprise peut avoir lieu
En Bref
Tout cela implique encore plus de rigueur, et surtout de vous assurer que votre logiciel est conforme à ces nouvelles obligations
Il vous reste donc un peu plus de 2 mois pour vous y mettre 😉
| De quoi s’agit-il ? | Lutte contre la fraude à la TVA, contre les logiciels permissifs |
| Qui est concerné ? | Les commerçants |
| Que dit cette loi ? | Utilisation obligatoire d’un logiciel ou système de caisse conforme à la loi avec justificatif lorsqu’on a une caisse enregistreuse |
| Impact dans votre organisation | Interdiction de modification ou suppression de tickets. L’action de modification doit impérativement être tracée. |
| Quand ? | 1er janvier 2018 |
Pour en savoir plus, foire aux questions