Si nous étions nombreux hier encore à être réticents au télétravail, ou à émettre des doutes quant à la faisabilité de sa mise en place au sein de nos entreprises, les événements que nous vivons nous amènent à voir les choses différemment.
Mais pour la plupart d’entre nous, cette expérience est une première, il faut nous y mettre sans transition, ni temps d’adaptation…
Et si le télétravail peut paraître « séduisant », et permettre aux entreprises d’assurer la continuité de leurs services, il a aussi ses contraintes et ses écueils.
Voici quelques conseils d’Exco Valliance pour un télétravail efficace et bien vécu.
Conseil n°1. Organisez-vous un espace de travail
Il est important de vous aménager un espace fonctionnel et dédié exclusivement au travail, où vous disposerez de votre matériel à portée de main et de façon permanente : ordinateur, imprimante, scanner, dossiers…
Selon la configuration de votre habitat, ce n’est pas toujours simple, l’idéal serait d’avoir un bureau, mais un petit endroit dédié avec une table, une chaise confortable… peut tout à fait convenir.
Cette séparation, même symbolique des espaces, favorisera la concentration et vous permettra plus aisément de dissocier vie professionnelle et vie privée (le cas échéant pensez aussi à partager vos règles de travail avec les autres membres de la famille).
Conseil n°2. Préparez-vous pour votre journée
Tout comme vous auriez du mal à dormir habillé, vous aurez du mal à travailler en pyjamas !
Ne changez pas vos habitudes, préparez-vous comme si vous alliez au bureau : prenez une douche, un petit déjeuner, habillez-vous, maquillez-vous si vous avez l’habitude de le faire.
Bref mettrez-vous en condition de travail ! Et si vous avez une visioconférence imprévue mieux vaut être présentable !
Conseil n°3. Gérez votre temps
En télétravail, l’autodiscipline est le maître mot !
Vous serez certainement tentés de faire une lessive, passer un appel personnel…c’est vrai cela ne prend que quelques minutes. Mais c’est à éviter !
Au contraire, imposez-vous des horaires, l’idéal étant de maintenir vos horaires de travail habituels. Mais ne vous empêchez pas quelques pauses, comme vous le feriez au bureau.
Vous gardez ainsi votre rythme et celui de vos collègues, de vos équipes, de vos clients. Car comment maintenir le contact si vous travaillez en décalé….
A l’inverse, télétravail ne signifie pas être connecté H24 ! Vous aurez peut-être tendance à vous dire « allez, je réponds à un dernier mail, je finalise ce document après le diner… ». Rangez vos dossiers, éteignez votre ordinateur… lorsque votre journée de travail est terminée, bref déconnectez-vous !
Conseil n° 4. Gardez le contact
Si vous avez l’habitude travailler en équipe, d’être au quotidien au contact du public, en télétravail, vous risquez de vous sentir bien seul.
Ne restez pas dans votre coin, gardez le contact ! C’est le moment de vous initier aux outils collaboratifs de communication à distance, simples et intuitifs : Teams, SharePoint, Yammer ou les multiples fonctionnalités méconnues de votre messagerie et planning partagé… qui vous permettent des visioconférences, messageries instantanées, partages d’écran…
Internet vous guidera dans la recherche d’outils gratuits si votre entreprise n’en dispose pas. Ces outils (en appliquant les règles de sécurité informatiques de rigueur) vous permettront de maintenir le contact, de continuer d’échanger et de collaborer sur les projets, de mettre en commun des idées…
L’écrit (les emails) c’est pratique et efficace, mais n’hésitez pas non plus à décrocher votre téléphone ou à faire des visioconférences, le « contact » humain reste essentiel. Soignez également les objets de vos emails : vos interlocuteurs sont noyés sous les emails, un email avec comme objet « Coronavirus » ou comme texte « pour info » sans autre précision n’est pas lu.
Conseil n°5. Fixez des objectifs
Pas de télétravail sans objectifs !
Sans la dynamique du groupe, et seul à la maison, on aurait vite tendance à se disperser.
Pour vous et vos équipes, en télétravail, il est plus que jamais indispensable de définir un planning précis des tâches ou dossiers à traiter.
Pensez également à synchroniser et suivre les travaux de vos équipes, certains outils (Trello, Planner..) permettent aujourd’hui aisément ce suivi à distance.
Dans la mesure du possible, organisez de façon hebdomadaire des réunions virtuelles ou conférences téléphoniques pour rester en contact, lever les freins, suivre les avancements de chacun et fixer les nouveaux objectifs.
Vous l’aurez compris un télétravail réussi passe par la rigueur des règles que vous vous imposerez, votre capacité à organiser votre temps et à trouver le bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Mais cela fait nul doute que, face à la situation inédite que nous connaissons, chacun trouvera ses marques et saura faire preuve d’adaptabilité pour adopter cette nouvelle méthode de travail.
BON TELETRAVAIL A TOUS !
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